Projektreporting- Wichtiges Element für Steuerungsgremien

Anhand des Reportings, welches die Projektleitung in der Regel monatlich einmal ausführt, erhalten die Projektausschuss-Mitglieder Einsicht in folgende Themen:

• Gesamtbeurteilung des Projekts
• Status zu Kosten bzw. Aufwand
• Meilensteine
• Personalressourcen
• Ergebnisse bzw. Qualität
• Risiken

Je nach Organisation wird in den meisten Fällen die Vorperiode mit der aktuellen Berichtsperiode dargestellt, sodass der Trend zu einer Verschlechterung oder einer Verbesserung direkt ersichtlich ist. Das Reporting ist neben dem direkten Austausch mit der Projektleitung für den Projektausschuss (PA) ein essenzielles Instrument, um Rückfragen und allfällige unterstützende Korrekturmassnahmen einleiten zu können. Alle Projektleiterinnen und Projektleiter müssen die Bewertungen nach den gleichen Prinzipien vornehmen, damit die Steuerungsgremien der Programm- und Projektorganisationen überall die gleichen Informationsgrundlagen verfügen.

Ein Punkt, der in den Steuerungsgremien besonders beachtet werden sollte, sind die Risiken. Einerseits muss die Projektleitung sich aktiv mit Risiken im Projekt befassen und diese fortlaufend überwachen. Andererseits muss das Steuerungsgremium sich regelmässig mit diesen kritisch auseinandersetzen. Das Steuerungsgremium hat einen wesentlichen Einfluss darauf, welche Risikotoleranz akzeptiert wird oder wie mit den jeweiligen Risiken umgegangen werden soll, wie die nachfolgende Auflistung zeigt:

Vermeidung (avoid)

Beseitigung des Risikos bzw. des Problems durch die Beseitigung der Ursache einschliesslich der Beendigung des Projekts, da ein Projekt resp. das verfolgte Vorhaben an sich ebenfalls ein Risiko darstellen kann.

Übertragen (transfer)

Indem wir eine andere Partei für das Risiko haftbar machen, übertragen wir das Risiko. Dies erreichen wir z. B. durch Versicherungen, Erfüllungsgarantien und Gewährleistungen, oder Outsourcing, um das Eigentum und die Haftung für Risiken durch die Beschaffung an eine andere Partei zu übertragen.

Abschwächen (mitigate)

Die Abschwächung eines Risikos kann ggf. mit entsprechenden Massnahmen, welche wir treffen, reduziert werden, sodass sich die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen verringern.

Eskalieren (escalate)

Die Eskalation wird verwendet, wenn das Projektteam oder der Auftraggeber zustimmt, dass eine Bedrohung den Rahmen des Projekts oder die vorgeschlagene Reaktion die Kompetenzbefugnisse z. B. in Bezug auf das Budget der Projektleitung und/oder der Auftraggeber/-in überschreitet.

Akzeptieren (accept)

Wir akzeptieren das vorhandene Risiko mit den möglichen Auswirkungen beim Eintreten, ergreifen aber keine proaktiven Massnahmen.

Der Projektausschuss muss sich aktiv mit dem Risikomanagement auseinandersetzen, um zum Erfolg eines Projekts beitragen zu können. Sind die Risiken, welche ein Projekt mit sich bringt, besonders hoch, kann und soll die Beendigung des Projekts in Betracht gezogen werden.