Der Projektauftrag - Die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt

Der Projektauftrag

Das bedeutet, dass auf der Steuerungsebene klar sein muss, welche Vorgaben der Projektleitung gemacht oder wie die drei Kriterien priorisiert werden. Denn von diesen fällt ein Kriterium immer negativ aus (Geirhos, 2011, S. 110–111):

• schnell und günstig wird nicht gut
• schnell und gut wird nicht günstig
• günstig und gut wird nicht schnell

Unabhängig von der gewählten Projektmethode ist zwingend ein Projektauftrag zu formulieren, der möglichst einen detaillierten Umfang (Scope) hat und fortlaufend im Rahmen eines strikten Change-Management-Prozesses aktuell zu halten ist. Vor der Freigabe eines Projektauftrages muss das Steuerungsgremium den gleichen Kontext für alle Stakeholder sicherstellen. Das heisst, es muss der Nutzen geklärt werden, den die Stakeholder sich nach erfolgter Umsetzung des Projekts bzw. des Change erhoffen. Dies muss von Anfang an erfolgen, damit der Projektauftrag entsprechend präzisiert wird oder allfällige Prämissen und Abgrenzungen entsprechend ergänzt werden. Es kann sein, dass ein Projekt nicht alle Bedürfnisse vollumfänglich abdeckt, was sich aber so klären und festhalten lässt.

Verbindliche Terminvorgaben werden nur dann gemacht, sofern es regulatorische Vorgaben seitens des Gesetzgebers gibt. In vielen Unternehmen wird zuerst der Projektleitung der Endtermin mitgeteilt, obwohl der Umfang noch nicht besprochen worden ist. Wunschtermine können vorsichtig geäussert werden. Falls sie bonusrelevant sind, empfiehlt es sich, dies transparent zu kommunizieren. Es kann angenommen werden, dass die Projektleitung im Nachhinein den Grund dafür erfahren wird, weshalb der Fertigstellungstermin schon bekannt ist, obwohl das Projekt noch nicht begonnen hat. Sie sollte die Chance erhalten, das Projekt zu initialisieren, die Anforderungen abzuklären und die Projektplanung realistisch mit dem Team abzustimmen. Wenn der Auftraggeber oder der PA hier bereits Druck ausübt und die Projektleitung sich diesem fügt, besteht das Risiko, dass diverse Schritte entweder nicht fundiert abgeklärt werden oder das Projektteam den Termin ‹akzeptiert› und passiv zeigt, dass die Planung von Anfang an unrealistisch war. Der Terminplan kann ambitioniert ausgelegt werden, aber das Projektteam muss eine Chance haben, die definierten Ziele erreichen zu können. Folgende Massnahmen sind mit der Projektleitung zu prüfen:

• Verdichten des Terminplans bzw. Verkürzung mittels Fast Tracking (InLoox GmbH, 2022b): Dabei werden Vorgänge, die i. d. R. nacheinander stattfinden, parallel ausgeführt.

• Verkürzung des Terminplans mittels Crashing (InLoox GmbH, 2022a): Bei dieser Methode werden mehr Ressourcen für eine Aufgabe eingesetzt, um die Fertigstellung schneller erreichen zu können. Diese Methode kann in der Realität nur selten angewendet werden. Denn gewisse Arbeiten lassen sich durch den höheren Einsatz von Ressourcen nicht beschleunigen und wir haben die entsprechenden Ressourcen nicht immer mit der notwendigen fachlichen Qualifikation sowie Erfahrung zur Verfügung.

• Einsatz eines während des Projekts vollständig der Projektleitung unterstellten dedizierten Projektteams: In Matrixorganisationen besteht für das Projekt das Risiko, dass die zugesicherten Ressourcen teilweise auch für z. B. Betriebsthemen eingesetzt werden. Je nach Unternehmensorganisation und -kultur kommt erschwerend hinzu, dass zwischen den Abteilungen und Teams keine konstruktive Zusammenarbeit gepflegt wird, sondern die Projektleitung jeden Schritt anstossen und überwachen muss. In solchen Fällen ist es hilfreich, dass die entsprechenden Projektmitarbeiter von einem Ort aus für das Projekt gemeinsam tätig sind.

• Prozesse – Erteilen von Ausnahmebewilligungen: Es ist allgemein bekannt, dass grosse Organisationen über eine komplexere Prozesslandschaft verfügen als kleine inhabergeführte Unternehmen. Als PA-Mitglieder sollten wir versuchen zu verstehen, wo wir organisatorische Hindernisse haben und wie wir die Projektleitung hier unterstützen können, z. B. indem wir den Freigabeprozess vereinfachen.

• Lessons Learned: Damit stellen wir sicher, dass allfällige Verbesserungsmassnahmen aus vergangenen ähnlichen Projekten in die Planung und Organisation einfliessen.

Stellen wir als Projektausschussmitglied die richtigen Fragen in Bezug auf den Kontext, die Terminplanung etc. und setzen wir allfällige Massnahmen bereits in Form eines überarbeiteten Projektauftrages um, ist die Wahrscheinlichkeit grösser, dass das Vorhaben erfolgreich starten wird. In dem überarbeiteten Projektauftrag sollte dann der Kontext verständlich und präzise beschrieben sein. Auch sollten entsprechende Prämissen und Abgrenzungen sowie organisatorische unterstützende Massnahmen für das Projekt enthalten sein.

Literaturverzeichnis:

• Geirhos, M. (2011). IT-Projektmanagement. http://gxmedia.galileo-press.de.s3.amazonaws.com/leseproben/2875/galileocomputing_it_projektmanagement.pdf
• InLoox GmbH. (2022a). Crashing / Verdichtung — Projektmanagement: Definitionen, Einführungen und Vorlagen. http://projektmanagement-definitionen.de/glossar/crashing/
• InLoox GmbH. (2022b). Fast Tracking — Projektmanagement: Definitionen, Einführungen und Vorlagen. http://projektmanagement-definitionen.de/glossar/fast-tracking/